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Projektmanagement für eine professionelle Betriebsverlagerung - so macht es sogar Spaß

Aktualisiert: 9. Feb. 2021


Eine Bergwanderung muss sehr gut vorbereitet und alle Beteiligten müssen über alles informiert sein, damit sie am Ende trotz aller Mühen auch richtig Spaß macht.


Genauso soll eine Projektabwicklung für professionelle Betriebsverlagerungen laufen. Dabei kommt dem Projektmanagement zunehmend eine zentrale Bedeutung für eine erfolgreiche Abwicklung.


Auf Kundenseite ist hierbei die Einsicht nötig, dass sich eine Umzugsplanung nicht nur durch den Einsatz eines Dienstleisters ausführen lässt, sondern dass auch auf Kundenseite nicht unerhebliche Ressourcen für die Planung bereitgestellt werden müssen. Professionelles Projektmanagement auf Kundenseite hilft dann auch die Umzugsplanung zu optimieren. So kann der Kunde Geld sparen. Wir helfen dabei.


Bei der Aufstellung der Projektorganisation auf Kundenseite ist zu beachten, dass neben einem hauptverantwortlichen Projektleiter, der die Steuerung und Koordination auf Kundenseite übernimmt, Teilprojektleiter ernannt werden, unter anderem sogenannte Umzugsbeauftragte, die für ihren Bereich gut vernetzt sind. Im Rahmen des kollaborativen Projektmanagements werden innerhalb der Teilprojekte Arbeitspakete definiert, die die Projektmitarbeiter innerhalb einer abgestimmten Zeit bearbeiten müssen. Das Reporting findet buttom up vom Projektmitarbeiter über den Teilprojektleiter an den Projektleiter statt.


Auf unserer Seite etablieren wir exakt dieselbe personelle Projektstruktur. So stellen wir sicher, dass auf allen Ebenen die Kommunikation zwischen unseren Kunden und uns funktioniert.


Als Basis für die Planungs- und Ausschuss-Meetings und für die Verwaltung der to-do’s können wir eine zentrale Kollaborationsplattform zur Verfügung stellen. Damit stellen wir für unseren Kunden sicher, dass für alle Projekt-Mitglieder jederzeit der aktuelle Stand der zu erledigenden Arbeiten nach Kategorie, Zuständigkeit, Priorität etc. einsehbar ist und somit Projektschieflagen rechtzeitig erkannt werden.


Zu bedenken ist allerdings, dass mit professionellem Projektmanagement durchaus die Gefahr einer überbordenden Administration besteht, daher ist Augenmaß auf beiden Seiten nötig, damit man nicht in allzu großen Formalismus und Dokumentationswahn abgleitet, denn dann geschieht das, was man mit professionellem Projektmanagement unbedingt vermeiden möchte, nämlich fehlende Fokussierung, Nicht-Einhalten von fachlichen und terminlichen Zielsetzungen und ausufernde Kosten auf beiden Seiten.


Aber nicht nur Formalismus und Dokumentationswahn können eine Gefahr darstellen. Auch fehlende Fokussierung innerhalb des Projektes können die Zielsetzungen unterminieren. Wichtig ist das Einhalten von vereinbarten Zielsetzungen, die i.d.R. im Vorprojekt definiert wurden. Allfällige neue Anforderungen, welche im Verlauf des Projekts auftauchen, müssen als Change Requests behandelt und dem Lenkungsausschuss zur Beurteilung und Freigabe vorgelegt werden, damit das Projekt in Zeit und Kosten abgewickelt werden kann.


Damit die Projektabwicklung auf beiden Seiten auch wirklich Spaß macht, haben wir mit der langjährigen Erfahrung eine bewährte Methode entwickelt, die wir im Vorfeld mit dem Kunden abstimmen, und arbeiten mit einem modernen Kollaborationstool, auf das wir die Projektbeteiligten auf Kundenseite gerne einladen; hierzu wird im Vorfeld eine Beschreibung als Teil der Projektorganisation ausgehändigt, in dem die Kollaboration und die Netiquette erläutert wird.


Das Ergebnis ist, dass der Auftraggeber/Bauherr immer weiß, an welcher Stelle ihr Projekt steht und kann frühzeitig Gefahren erkennen und rechtzeitig gegensteuern. Dadurch können Kostengefahren eliminiert werden. Durch die gemeinsame Erarbeitung der verschiedensten Aufgabenstellungen wachsen die Mitarbeiter der Organisation bereichsübergreifend zusammen und der Blick für übergreifende Prozesse wird geschärft.

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